Secrétaire-Comptable (H/F)

Les bibliothèques municipales de Chambéry contribuent à l’éducation permanente, à l’information, à l’activité culturelle et aux loisirs de tous les citoyens.

Dans ce cadre, au sein des bibliothèques municipales, le/la Secrétaire-comptable assure la fonction de régisseur titulaire de la régie de recettes, de régisseur suppléant de la régie d’avance, ainsi que des tâches administratives liées au secrétariat de direction, au secrétariat/standard de la médiathèque et des missions de comptabilité simples.

Régisseur titulaire de la régie de recettes de la médiathèque :

- Gestion quotidienne des préparations de caisses et des encaissements, versements à la trésorerie municipale, établissement des arrêtés mensuels et annuels, suivi du compte DFT et, plus globalement, des encaissements (remises d’espèces et de chèques).

- Régisseur suppléant de la régie d’avance des bibliothèques, en l’absence du régisseur titulaire : remboursement des frais avancés et opérations liées à la reconstitution de la régie.

Comptabilité des bibliothèques :

- Établissement et suivi des bons de commande, traitement des factures, vérification des fiches budgétaires, gestion des produits proposés à la vente, coordination de la commande globale de fournitures nécessaires à l’équipement des documents pour l’ensemble des services.

Marchés publics :

- Assistance à la directrice administrative pour l’élaboration et l’analyse des dossiers de marchés publics du service.

Référent·e e-RH :

- Référent·e du service pour les congés e-RH, interlocuteur·trice de la DRH et appui aux agents des deux bibliothèques.

Tâches administratives :

- Secrétariat de direction : suivi du courrier sur Acropolis et contribution à la rédaction des comptes rendus de réunions.

- Standard et secrétariat de la médiathèque (relais et suppléance en cas d’absence) : dépouillement quotidien des messageries du service, accueil téléphonique (réception, filtrage et orientation des appels), saisie, classement, tri et répartition du courrier, gestion des affichages et diffusions, gestion des fournitures de bureau, envoi hebdomadaire des lettres de relance aux lecteurs.

- Suivi des dossiers de demande de formation permanente des agents.

- Collaboration avec la secrétaire du service, l’ensemble des agents des bibliothèques et les services supports (Ressources humaines, Finances, DECSR). Coopération avec les fournisseurs et la trésorerie municipale. Compte rendu régulier de l’activité auprès de la hiérarchie.

Posséder une expérience en comptabilité publique et en régie de recettes, idéalement en collectivité territoriale.

- Maîtriser les outils bureautiques, la messagerie et les logiciels professionnels (gestion comptable, rapports de régie, traitement de texte, tableur, relances courriers).

- Savoir rédiger des écrits professionnels (comptes rendus de réunions, lettres types, demandes de devis).

- Savoir travailler en équipe en faisant preuve d’écoute, de communication et de partage de l’information, et être capable de prendre le relais d’un collègue si nécessaire.

- Savoir assurer un accueil téléphonique de qualité.

- Savoir gérer les priorités et organiser son activité en autonomie.

- Faire preuve de rigueur et d’organisation.

- Faire preuve d’initiative.

- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.

- Faire preuve du sens de l’accueil et du service public.

- Travail du mardi au samedi 13h - Une fermeture à 19h dans la semaine